Hồ sơ và thời hạn cần nhớ Báo cáo thuế hộ kinh doanh từ năm 2026 có nhiều thay đổi về cách xác định doanh thu, nhóm thuế, hồ sơ và thời hạn kê khai, cần nắm rõ các quy định giúp hộ kinh doanh xác định đúng nghĩa vụ thuế và hạn chế sai sót trong quá trình kê khai, nộp thuế.
1. Quy định liên quan đến báo cáo thuế hộ kinh doanh
Từ năm 2026, hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai, tự tính và tự nộp thuế dựa trên doanh thu thực tế. Thuế khoán và lệ phí môn bài được xóa bỏ từ ngày 01/01/2026. Báo cáo thuế hộ kinh doanh vì vậy cần dựa trên doanh thu thực tế và được theo dõi đầy đủ.
Quy định liên quan tới báo cáo thuế hộ kinh doanh
1.1. Đối tượng và phạm vi áp dụng
Đối tượng nộp thuế là hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Quy định không áp dụng cho doanh nghiệp, người lao động hưởng lương, hộ nông nghiệp không đăng ký kinh doanh và hợp tác xã.
Từ năm 2026, hộ kinh doanh chủ yếu phát sinh hai loại thuế là GTGT và TNCN. Đồng thời, cần lưu trữ hóa đơn, chứng từ và sổ sách để phục vụ kê khai, đối chiếu khi cần.
1.2. Ngưỡng doanh thu cần lưu ý
Ngưỡng miễn thuế hiện là 1 tỷ đồng/năm. Hộ có doanh thu không quá 1 tỷ đồng được miễn GTGT và TNCN nhưng vẫn phải thông báo doanh thu và ghi chép sổ sách.
Doanh thu trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng thuộc nhóm 2. Trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng thuộc nhóm 3, áp dụng thuế suất 17% trên lợi nhuận. Trên 50 tỷ đồng thuộc nhóm 4, áp dụng thuế suất 20% trên lợi nhuận.
Nếu doanh thu vượt ngưỡng trong năm, nghĩa vụ thuế thay đổi theo nhóm mới. Vì vậy, hộ kinh doanh cần theo dõi doanh thu thường xuyên.
2. Các loại thuế hộ kinh doanh có thể phải nộp
Hai sắc thuế chính là GTGT và TNCN. Tùy ngành nghề, hộ kinh doanh có thể phát sinh thêm thuế bảo vệ môi trường hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt.
2.1. Thuế GTGT
Thuế GTGT áp dụng khi doanh thu vượt 1 tỷ đồng/năm và được tính trên toàn bộ doanh thu. Công thức:
Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế × Tỷ lệ thuế GTGT theo ngành nghề.
Nhóm phân phối, cung cấp hàng hóa áp dụng tỷ lệ 1%; dịch vụ, xây dựng không bao thầu vật tư là 5%; sản xuất, vận tải và dịch vụ ăn uống có gắn hàng hóa là 3%.
Ví dụ, cửa hàng thời trang doanh thu 1,8 tỷ đồng, tỷ lệ GTGT 1% thì thuế GTGT phải nộp là 18 triệu đồng.
2.2. Thuế TNCN và các nghĩa vụ liên quan
Hộ có doanh thu trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng có thể tính TNCN theo tỷ lệ doanh thu hoặc lợi nhuận thực tế nếu xác định được đầy đủ chi phí.
Theo tỷ lệ doanh thu:
Thuế TNCN = (Doanh thu − 1 tỷ đồng) × Tỷ lệ TNCN theo ngành nghề.
Tỷ lệ TNCN dao động 0,5–5%. Nếu tính theo lợi nhuận, thuế được xác định bằng doanh thu trừ chi phí hợp lý rồi nhân thuế suất 15% đối với nhóm 1–3 tỷ đồng.
Doanh thu trên 3–50 tỷ đồng áp dụng thuế suất 17% trên lợi nhuận; trên 50 tỷ đồng áp dụng 20%. Chi phí được trừ phải phát sinh thực tế, liên quan đến kinh doanh và có chứng từ hợp pháp.
3. Cách xác định doanh thu tính thuế
Doanh thu tính thuế là toàn bộ số tiền phát sinh từ hoạt động kinh doanh, gồm tiền bán hàng, gia công, hoa hồng, cung ứng dịch vụ, thưởng, hỗ trợ doanh số, phụ thu và các khoản doanh thu khác.
Cách xác định doanh thu tính thuế
Doanh thu được ghi nhận không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Đây là cơ sở quan trọng khi thực hiện báo cáo thuế hộ kinh doanh.
3.1. Doanh thu tiền mặt và chuyển khoản
Doanh thu phải cộng gộp tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, POS và doanh thu qua sàn thương mại điện tử. Không được chỉ theo dõi phần tiền mặt.
Hộ kinh doanh nên tách tài khoản ngân hàng phục vụ kinh doanh với tài khoản cá nhân để dễ tổng hợp doanh thu và hạn chế nhầm lẫn.
3.2. Doanh thu bán online, công nợ và hàng trả lại
Doanh thu bán qua mạng xã hội, sàn thương mại điện tử và website đều phải cộng vào tổng doanh thu tính thuế. Với doanh thu qua sàn, sàn có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế GTGT thay cho hộ kinh doanh.
Doanh thu công nợ vẫn được tính khi giao dịch phát sinh, không chờ đến khi khách hàng thanh toán.
Hàng trả lại, giảm giá và chiết khấu thương mại được loại trừ nếu có chứng từ hợp lệ. Khi kinh doanh nhiều ngành, cần tách doanh thu từng mảng để áp dụng đúng tỷ lệ thuế.
4. Công thức tính và ví dụ minh họa
Việc xác định đúng doanh thu và nhóm doanh thu giúp hộ kinh doanh lựa chọn cách tính thuế phù hợp.
4.1. Trường hợp cửa hàng dưới ngưỡng doanh thu
Hộ có doanh thu không quá 1 tỷ đồng/năm được miễn GTGT và TNCN nhưng vẫn phải thông báo doanh thu và ghi chép sổ sách.
Ví dụ, chị Lan kinh doanh tạp hóa có doanh thu năm 2026 là 850 triệu đồng. Thuế GTGT và TNCN đều là 0 đồng. Chị vẫn phải thông báo doanh thu chậm nhất ngày 31/01/2027.
Nếu doanh thu lũy kế vượt 1 tỷ đồng trong năm, hộ phải chuyển sang chế độ kê khai và nộp thuế theo nhóm mới.
4.2. Trường hợp cửa hàng vượt ngưỡng doanh thu
Thuế GTGT được tính trên toàn bộ doanh thu theo tỷ lệ ngành nghề. TNCN có thể tính theo tỷ lệ doanh thu hoặc lợi nhuận thực tế.
Ví dụ, cửa hàng bán lẻ có doanh thu 1,8 tỷ đồng, GTGT 1% và TNCN 0,5%. Thuế GTGT là 18 triệu đồng, TNCN là 4 triệu đồng, tổng thuế phải nộp là 22 triệu đồng.
Nếu tính TNCN theo lợi nhuận, doanh thu được trừ chi phí hợp lý trước khi áp dụng thuế suất.
5. Hồ sơ và thời hạn kê khai, nộp thuế
Hồ sơ kê khai được phân theo nhóm doanh thu và phương pháp tính thuế. Nhóm 1 sử dụng Mẫu 01/TKN-CNKD để thông báo doanh thu. Nhóm 2 sử dụng Mẫu 01/CNKD để kê khai GTGT và tạm nộp TNCN.
Hồ sơ và thời hạn kê khai, nộp thuế
Hộ tính TNCN theo lợi nhuận sử dụng Mẫu 01/CNKD trong năm và quyết toán bằng Mẫu 02/CNKD-TNCN-QTT cuối năm.
Nhóm 1 thông báo doanh thu chậm nhất ngày 31/01 năm tiếp theo. Nhóm 2 và 3 kê khai theo quý, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo. Hộ có doanh thu trên 50 tỷ đồng kê khai theo tháng.
Hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc eTax Mobile. Tiền thuế có thể nộp qua các kênh điện tử của cơ quan thuế, ngân hàng hoặc tổ chức trung gian thanh toán.
6. Các sai sót phổ biến và cách xử lý
Sai sót thường gặp gồm khai thiếu doanh thu chuyển khoản, bán online, doanh thu qua sàn, thưởng và phụ thu. Hộ cũng có thể khai thừa khi đưa tiền vay, góp vốn hoặc thu hộ, chi hộ vào doanh thu.
Các lỗi khác gồm dùng sai mẫu tờ khai, sai kỳ kê khai, thiếu phụ lục hoặc sai thông tin định danh. Khi tính thuế theo lợi nhuận, chi phí thiếu hóa đơn, chứng từ hoặc không đáp ứng điều kiện thanh toán cũng có thể không được trừ.
Khi phát hiện sai sót, hộ được chủ động lập hồ sơ khai bổ sung. Cần xác định đúng kỳ sai, lập tờ khai bổ sung, giải trình nếu cần và nộp phần thuế thiếu cùng tiền chậm nộp nếu phát sinh.
Để hạn chế sai sót, nên tách tài khoản kinh doanh với tài khoản cá nhân, cập nhật sổ sách thường xuyên, tách doanh thu theo từng ngành và kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp.
7. Câu hỏi thường gặp về thuế cửa hàng VTNN
Cửa hàng VTNN kinh doanh các mặt hàng như phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, giống cây trồng và thức ăn chăn nuôi nên cần xác định đúng nhóm ngành và tách riêng các hoạt động kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp về thuế cửa hàng VTNN
Câu 1: Cửa hàng VTNN tính thuế theo nhóm ngành nghề nào?
Cửa hàng VTNN thuộc nhóm phân phối, cung cấp hàng hóa. Tỷ lệ GTGT là 1% và TNCN là 0,5%.
Câu 2: Cửa hàng VTNN có phải đăng ký ngành nghề kinh doanh có điều kiện không?
Có. Kinh doanh vật tư nông nghiệp, đặc biệt là thuốc bảo vệ thực vật, phân bón và giống cây trồng, thuộc nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
Xem thêm: Vật tư nông nghiệp là gì? Kinh nghiệm mở cửa hàng từ A-Z
Câu 3: Cửa hàng VTNN có doanh thu dưới 1 tỷ đồng có cần kê khai không?
Có. Dù được miễn GTGT và TNCN, cửa hàng vẫn phải thông báo doanh thu và lưu giữ hóa đơn, chứng từ để phục vụ đối chiếu.
Câu 4: Khi nào cửa hàng VTNN phải áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT thay vì phương pháp trực tiếp?
Phương pháp khấu trừ bắt buộc với lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp và xây dựng khi doanh thu năm liền kề trên 3 tỷ đồng. Với thương mại, dịch vụ là trên 10 tỷ đồng.
Câu 5: Phân bón, thuốc bảo vệ thực vật khi bán ra có phải chịu thuế GTGT không? Có khác gì so với nông sản thô?
Vật tư nông nghiệp là hàng hóa chịu thuế GTGT thông thường. Nông sản chưa qua chế biến hoặc chỉ sơ chế thông thường có cách áp dụng thuế GTGT khác tùy khâu giao dịch và đối tượng mua.
Câu 6: Khi mua vật tư nông nghiệp hoặc thu mua nông sản từ nông dân không có hóa đơn thì xử lý thế nào để làm căn cứ kê khai?
Khi mua từ nông dân hoặc cá nhân không đăng ký kinh doanh, hộ có thể lập bảng kê mua hàng với đầy đủ thông tin. Nếu mua từ doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc cá nhân đã đăng ký kinh doanh thì phải có hóa đơn hợp lệ.
Câu 7: Cửa hàng VTNN kinh doanh nhiều mặt hàng có tỷ lệ thuế khác nhau thì kê khai thế nào?
Cần tách riêng doanh thu theo từng hoạt động. Phần bán hàng hóa áp dụng tỷ lệ của nhóm phân phối, còn tiền công lắp đặt, sửa chữa hoặc dịch vụ áp dụng tỷ lệ tương ứng.
Câu 8: Nếu cửa hàng VTNN bán hàng qua nhiều kênh thì doanh thu tính thuế có khác gì không?
Không. Doanh thu từ cửa hàng, đại lý, Zalo, Facebook và các kênh khác đều phải cộng gộp để xác định tổng doanh thu tính thuế.
Câu 9: Cửa hàng VTNN có phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?
Nếu doanh thu vượt 1 tỷ đồng/năm, cửa hàng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức phù hợp và lập hóa đơn đúng thời điểm phát sinh giao dịch.
Câu 10: Cửa hàng VTNN gặp thiên tai, dịch bệnh khiến nông dân không thanh toán được công nợ thì xử lý khoản nợ khó đòi thế nào khi tính thuế?
Nếu tính theo tỷ lệ doanh thu, công nợ chưa thu vẫn phải tính vào doanh thu khi giao dịch phát sinh. Nếu tính theo lợi nhuận và kinh doanh thua lỗ, có thể không phát sinh thuế TNCN do lợi nhuận âm hoặc bằng 0.